Digitale stukken bewaren

Tegenwoordig leven wij steeds meer in een digitale wereld, ook vele administraties en documenten worden digitaal bewaard, maar hoe zit het nu met de bewaartermijn van digitale stukken? Er komen nog geregeld vragen van klanten hoelang stukken bewaard moeten blijven. Lees hier onze bewaartips!

Wettelijke bewaarplicht:

Als administratieplichtige bent u verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, gedurende zeven jaar te bewaren (art. 52 lid 3 AWR).

• De wettelijke bewaarplicht geldt ook voor uw digitale administratie. Alle stukken die van belang zijn voor de bedrijfsuitvoering moeten bewaard blijven in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. Let op: U dient de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de gegevens te waarborgen. Houd daarnaast uw zakelijke e-mails en uw privé-e-mails gescheiden. Doet u dit niet, dan heeft de inspecteur bij een controle ook inzage in uw privé-e-mails.

Conversie:

Er is sprake van conversie als u facturen en bonnetjes die u op papier ontvangen heeft, inscant (art. 52 lid 5 AWR). U moet dan wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

• • U zet alle gegevens over;
  • U zet de gegevens inhoudelijk juist over;
  • U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
  • U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
  • U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.;

Voldoet u aan deze voorwaarden? Dan hoeft u de originele papieren documenten niet meer te bewaren. Let op: Scans moeten volledig en goed leesbaar zijn.

Wil je graag persoonlijk advies over het bewaren van digitale vraagstukken? Neem contact op via info@gsaccountants.nl of bel naar 053 – 53 74 422.