Aandeelhoudersregister goed bewaren

Besloten Vennootschap – Aandeelhoudersregister goed bewaren

Bij de oprichting van uw BV heeft u van de notaris ook een aandeelhoudersregister ontvangen. In de praktijk blijkt dat boekje vaak in de vergetelheid te zijn geraakt. Dat kan echter vervelende gevolgen hebben. Hoe zit dat?
Meestal een klein boekje. Het bestuur van de BV moet het aandeelhoudersregister (meestal een klein boekje) op het adres van de vennootschap bewaren. In het boekje tekent de notaris ten overstaan van wie de BV is opgericht, behalve de naam van de BV ook de hoogte van het aandelenkapitaal aan, alsmede het aantal uitgegeven aandelen en de naam van de aandeelhouder(s) met het bij hen geplaatste aandelenkapitaal. In de praktijk raakt het boekwerkje vaak zoek. Zeker bij BV's die al lang geleden zijn opgericht, ontbreekt het boekje of is het niet meer bijgewerkt. Voor 1993 konden aandelen in een BV immers bij onderhandse akte worden overgedragen. Er kwam dan geen notaris aan te pas en men vergat vaak om het aandeelhoudersregister bij te werken.

Taak van het bestuur
Onbehoorlijk bestuur. Zoals gemeld, moet het bestuur van de BV het boekje bewaren op het adres van de BV en up-to-date houden. Dat is zelfs wettelijk zo bepaald. Verzuimt de bestuurder deze taak, dan kan dat leiden tot een veroordeling wegens onbehoorlijk bestuur. Dit wordt aangemerkt als een economisch delict, waar een boete op staat van de vierde categorie (€ 22.500) of een gevangenisstraf van maximaal een half jaar.

Aansprakelijk. Bestuurders kunnen daarnaast ook door derden hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk worden gehouden voor schade die men lijdt doordat het aandeelhoudersregister niet is bijgewerkt of zoek is geraakt.

De rol van de notaris
Onderzoeksplicht. Vanaf 1993 vindt een aandelenoverdracht verplicht bij notariële akte plaats. Op de notaris rust een onderzoeksplicht. Zonder bijgewerkt aandeelhoudersregister mag hij niet meewerken aan een aandelenoverdracht. Doet hij dat toch, dan volgt er een tuchtrechtelijke veroordeling en moet hij de schade vergoeden. Zo besliste onlangs de Kamer van het notariaat in het ressort Den Bosch (ECLI:NL:TNORSHE:2022:9).

Aandeelhoudersregister zoek, wat nu?
Vervangend exemplaar. Als bestuurder bent u verplicht om het aandeelhoudersregister niet alleen te bewaren, maar ook bij te houden. Als het aandeelhoudersregister zoek is, dan bent u verplicht om een vervangend exemplaar te laten opstellen. Zijn er meerdere bestuurders, dan moet iedereen daaraan meewerken. Weigert een bestuurder, dan is een gang naar de rechter nodig teneinde de weigeraar alsnog tot medewerking te veroordelen, zoals onder andere bleek voor Hof Amsterdam (ECLI:NL:GHAMS:2020:470).

Reconstructie. Uiteraad is met de reconstructie van het aandeelhoudersregister de nodige tijd en extra notariskosten gemoeid. Zo moeten alle bestuurders verklaren dat het oorspronkelijke register zoek is en moet er zo veel mogelijk aangetoond worden wie de huidige aandeelhouders van de BV zijn, hoeveel aandelen er zijn uitgegeven en of er al dan niet eventuele pandrechten of beslagen op de aandelen rusten. De orginele statuten en andere overeenkomsten en/of eerdere notariële akten zijn dan relevant, alsmede bijv. hetgeen uit de diverse jaarrekeningen en/of aangiften vennootschapsbelasting valt op te maken. Let op. Totdat de notaris van een en ander overtuig is, kan geen aandelenoverdracht plaatsvinden. Dat dit ook nog eens andere onbedoelde financiële consequenties kan hebben, mag duidelijk zijn, indien bijv. de overeengekomen closing datum bij een aandelentransactie daardoor wordt overschreden en de aandelen dus (nog) niet kunnen worden overgedragen.

Bewaar een aandeelhoudersregister secuur. Zorg voor een goede update. Is het register zoek, laat dan zo spoedig mogelijk een vervangend exemplaar opstellen door een notaris. U voorkomt daarmee een hoop problemen.